 |
| إستخدام الأجهزة الرقمية |
منذ أن تفشى فيروس كورونا، أدت زيادة استخدام الأدوات الرقمية إلى زيادة ساعات العمل اليومية، وقد أثر ذلك على قدرة الدماغ على معالجة المعلومات واستيعابها، فكيف نعالج ذلك؟
في أواخر العام الماضي، لاقت تغريدة لمحررة
موقع “بازفيد” ديليا كاي، تفاعلا كبيرا على موقع تويتر، إذ كتبت: “يوم آخر بدأته كالمعتاد
بالتحديق في الشاشة الكبيرة بينما أتصفح المواقع على شاشتي الصغيرة حتى أكافئ نفسي
على نجاحي في التحديق في شاشتي المتوسطة طوال الأسبوع”.
وربما تبدو كاي محقة في ذلك. فبعد مرور
أكثر من عام على تفشي فيروس كورونا، أصبحنا نقضي أوقاتا أطول من المعتاد أمام شاشات
أجهزتنا، لا لمتابعة الأفلام وتصفح موقع “تيك توك” فحسب. فمنذ أن تبنت معظم الشركات
نظام العمل عن بعد، أصبحنا أكثر اعتمادا على الأدوات الرقمية للتواصل مع بعضنا بعضا
وإنجاز أعمالنا.
زيادة مقلقة في حياتنا الرقمية
وقد أدى نقل تفاصيل الحياة اليومية إلى
العالم الافتراضي إلى ارتفاع مقلق في استخدام الأدوات الرقمية. ولم تعد الأدوات الرقمية
وسيلة للاضطلاع بالأعمال فحسب، بل أيضا أدت زيادة استخدام الأدوات الرقمية إلى زيادة
عدد ساعات العمل اليومية. وتتبع استطلاع للرأي أجرته شركة مايكروسوفت عادات أكثر من
30 ألف مستخدم في 31 دولة على مدى العام الماضي وكانت النتائج مخيفة.
وزاد عدد المحادثات التي يرسلها المستخدم
بنسبة 42% بعد انتهاء ساعات العمل الرسمية، وبنسبة 200% في عطلات نهاية الأسبوع, وكان
عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تلقاها عملاؤنا في فبراير 2021 أعلى بنحو 40 مليون
رسالة مقارنة بنفس الفترة في عام 2020″.
وهذا ينطبق أيضا على إسباتارو في شركة مايكروسوفت.
فقد أمضى إسباتارو وفريقه وقتا أطول أمام شاشات أجهزتهم. ويقول إسباتارو إن الموظفين
يحضرون الكثير من الاجتماعات، وبعضها لا طائل منه، لمجرد إثبات الحضور والتفاعل. وعن
تجربته الخاصة العام الحالي يقول إسباتارو: “لم أحضر في حياتي هذا العدد من الاجتماعات
الفردية قط”, ويعزو ذلك إلى أن البشر يتوقون دائما للتواصل.
لكن هذا التحديق المتواصل في الشاشات يفرض
عبئا معرفيا ثقيلا على الذاكرة العاملة. وثمة حلول سريعة للحد من الاعتماد على الأدوات
الرقمية، لكن هذه المشكلة أثارت جدلا أوسع حول شكل التواصل والوظائف بشكل عام في بيئة
العمل الجديدة.
عبء معرفي ثقيل
ليس من المستغرب أن يؤدي العمل عن بعد إلى
قضاء وقت أطول أمام الشاشات، فالاجتماعات كانت تعقد وجها لوجه لكن الآن الخيار الوحيد
بات التفاعل الافتراضي.
غير أن كيت ليستر، رئيسة شركة “جلوبال ويركبليس
أناليتكس”، للاستشارات في مجال العمل عن بعد بسان دييجو، تشكك في نتائج تقرير مايكروسوفت.
وترى أن العمل من المنزل من الطبيعي أن يتطلب أدوات افتراضية، ومن المتوقع زيادة استخدام
تطبيق “مايكروسوفت تيمز”، للاجتماعات المرئية عبر الإنترنت (أو ما يقابله من منصات
مثل “زوم”) التي لم يكن أحد يحتاج لاستخدامها في الماضي.
لكن بعض البيانات التي جاءت في التقرير
كانت مثيرة للقلق، على رأسها أن عدد ساعات العمل زادت بواقع ساعة يوميا في الكثير من
البلدان، وأصبحت الاجتماعات أطول بنحو 10 دقائق في المتوسط.
وتقول ليستر: “إن الإفراط في العمل حقيقي،
ومرده إلى وجود الشاشات أمامنا طوال اليوم. فبيئة العمل عن بعد تفتقد لتلك العلامات
الاجتماعية التي كانت تنبهنا في الشركات للحصول على وقت الراحة أو مغادرة مكاتبنا في
نهاية اليوم. وبسبب غياب هذه العلامات أصبحنا نعمل ليلا ونهارا”.
وقد أسهمت أيضا المحادثات عبر الإنترنت
مع الزملاء وإرسال رسائل عبر البريد الإلكتروني وعقد المزيد من الاجتماعات معهم في
زيادة عدد ساعات العمل اليومية, فقد أصبحت هذه المحادثات الافتراضية بديلا عن التواصل
وجها لوجه مع الزملاء في أروقة الشركة أو على المكاتب المجاورة.
الإجتماعات الإفتراضية
وربما كنا قبل الوباء نترك المنصات الرقمية
لحضور اجتماع مع الفريق في الشركة أو لتناول الغداء أو في الطريق من المنزل إلى العمل
أو العكس، لكن الآن أصبحت هذه الأدوات الرقمية رفيقنا الدائم. ويؤثر هذا التنقل المستمر
بين البريد الإلكتروني ومتصفح الإنترنت وتطبيق سلاك وغيرها من التطبيقات الرقمية سلبا
على العمليات المعرفية والسعة العقلية.
ويقول دكتور مايكل بوهان، مدير معمل ميكروسوفت
لهندسة العوامل البشرية: “إن أدمغتنا في الواقع، ليست مهيأة للنظر إلى صورة مسطحة لشخص
في مربع صغير، بل إن الدماغ مصمم للاستدلال بالإيماءات والتعبيرات في الواقع، في عمليات
معالجة المعلومات والتواصل”.
ولهذا تبذل أدمغتنا مجهودا مضاعفا في الاجتماعات
الافتراضية مع عدة مشاركين في صناديق صغيرة، لمعالجة المعلومات من كل مشارك على حدة،
سواء بالاستماع إليه أو فهم تعبيراته وإيماءاته وتفسيرها. ويقول بوهان: “إن العمل أمام
الشاشة، حتى لو لم تكن مدركا أنك تعمل، يفرض عبئا معرفيا هائلا على الدماغ”.
وأجرى بوهان وأعضاء فريقه البحثي دراسة
راقبوا خلالها أنشطة الدماغ أثناء مجموعة من الاجتماعات الافتراضية, وتتبعوا موجات
ألفا التي تنتجها الدماغ في حالة الراحة وموجات بيتا التي تظهر في الدماغ أثناء العمل
الشاق. واكتشفوا سلسلة لا نهاية لها من موجات بيتا على مدار يوم من الاجتماعات المتواصلة.
ويقول بوهان: “لاحظنا في نهاية اليوم أن تراكم موجات بيتا يرتبط ارتباطا وثيقا بالإنهاك
والقلق”.
وينتج الدماغ موجات بيتا في كل مرة يعالج
فيها الكثير من المعلومات دفعة واحدة، وبعبارة أخرى، كلما حدقت إلى الشاشة. وبعد فترة
من إنتاج موجات بيتا باستمرار، تتراجع قدرة الدماغ على معالجة المعلومات. وكلما أجهدت
نفسك لإنجاز المزيد من المهام، زادت صعوبة معالجة المعلومات.
حلول قصيرة الأمد
ثمة حلول بسيطة، إذا وظفت بطريقة صحيحة،
قد تخفف آثار الاستخدام المكثف للأدوات الرقمية, فالحصول على استراحة لمدة 10 دقائق
أثناء الاجتماعات الطويلة أو أثناء العمل أمام الشاشة قد يقلل إنتاج موجات بيتا.
ويقول بوهان: “إذا أخذت قسطا من الراحة
ووظفتها في التأمل أو القراءة أو الرسم أو أي شيء يساعد على الاسترخاء، سينتج الدماغ
موجات ألفا. وستستعيد بعد هذه الفترة من الراحة، تركيزك وتصبح أكثر تفاعلا مع الآخرين.
فأخذ فترات الراحة بشكل منتظم يسهم في تصفية الذهن ويحافظ على صحة الدماغ طوال اليوم”.
وبينما قد يبدو أن ممارسة التأمل وسط أعباء
العمل المتزايدة بسبب صعوبة العمل الافتراضي وضيق الوقت، تعد شكلا من الرفاهية المستحيلة،
فإن أخذ وقت راحة له فوائد كبيرة، إذ يسهم إنتاج موجات ألفا في تعزيز الوظائف المعرفية
وتحسين الأداء.
مهارات وأنماط جديدة
ويقول إسباتارو إن شركة مايكروسوفت طورت
برامج جديدة لتخفيف العبء المعرفي الناتج عن المحادثات المرئية، مثل فلتر “توجيذر مود”،
في تطبيق “تيمز”، الذي يدمج المشاركين في الاجتماع في بيئة مشتركة دون حواجز (وأضاف
تطبيق زوم خيارا مشابها). فإزالة الصناديق والخلفيات من صور المشاركين، يسهم في الحد
من عمليات المعالجة اللاشعورية التي تسهلك الطاقة العقلية للمشاركين.
لكن إسباتارو يقول إن هذه التغييرات في
منصات محادثات الفيديو ليست كافية، مشيرا إلى أن جزءا من المشكلة هو أننا نحاول نقل
أنماط العمل القديمة في الشركات بكل تفاصيلها إلى بيئة العمل الجديدة من المنزل.
ويقول إسباتارو: “لقد دخلنا عصرا جديدا،
ونحتاج لعادات وممارسات جديدة وفهم ثقافي جديد، ونحتاج لتعلم مهارات وأنماط جديدة ووضع
أعراف ثقافية جديدة”. وبدلا من التعامل مع العاملين على أنهم “أجهزة روبوت في مصنع”،
ينبغي أن نبني ثقافة جديدة يكون فيها العاملون “كصفوة الرياضيين”، بحيث يُطبق على العاملين
نفس قواعد التدريبات الرياضية، بمعنى أن يخضعوا لجلسات عمل مكثفة، ثم يسمح لهم بالتعافي.
ولا يقل التعافي أهمية عن التدريبات.
إنجاز العمل بطريقة أفضل
ترى ليستر أن التغيير ينبغي أن يبدأ بإعادة
النظر في طرق التواصل في العمل، وتقول: “يجب أن نجد طرقا بديلة للتحدث إلى الزملاء،
غير الاجتماعات المرئية عبر الإنترنت، إذ يتحدث شخص واحد في اجتماعات طويلة وينصت الآخرون”.
وترى أن معظم الاجتماعات، سواء في الواقع
أو في العالم الافتراضي، تهدر الوقت. وعندما تعقد على الشاشة، يجلس معظم المشاركين
وينهمكون في أنشطة أخرى، وهذا يضاعف العبء المعرفي. وتتساءل ليستر: “إذا كانت الاجتماعات
أثبتت أنها غير مجدية منذ وقت طويل، فلماذا ننقلها إلى العالم الافتراضي؟”
وترى ليستر أن الشركات يجب أن تضع سياسات
وتوقعات واضحة للعاملين، وتقول: “إن بعض الناس يعملون بكفاءة في الساعة الثالثة صباحا
لكن إذا تلقيت رسالة في الثالثة صباحا من مديري ولم أقرأها إلا في الثامنة، فسأشعر
أنني مقصرة في العمل. ولهذا يجب أن تقول الشركات بوضوح للموظف إنها لا تتوقع أن تتلقى
ردا على الرسالة في الثالثة”.
بيئة العمل النموذجية
وترى ليستر أن إدارة الموظفين بحسب الحضور،
تدفع الناس لقضاء وقت أطول في مكالمات الفيديو والمحادثات, فالتخلص من ثقافة الحضور
الشكلي والإدارة التفصيلية سيشجع الموظفين على التوقف عن العمل في وقت محدد والابتعاد
عن الأجهزة دون أن يشعروا بوخز الضمير.
وسيعود العثور على طرق جديدة للتواصل مع
الزملاء والحد من عدد الاجتماعات اليومية ورسائل البريد الإلكتروني والحضور الافتراضي
في الاجتماعات بفوائد عديدة على الموظفين، أهمها أنه سيمهد الطريق لإقامة بيئة عمل
ما بعد الوباء، التي يتوقع معظم الناس أن تكون مزيجا بين أنظمة العمل القديمة والجديدة.
وتقول ليستر: “يجب أن نعيد النظر في جميع
ممارساتنا في العمل وأن نتساءل: لماذا نتبنى هذه الممارسات؟ وهل هناك طرق أخرى أكثر
كفاءة لإنجاز العمل؟ وينبغي أن نتوقف عن نقل أنظمة العمل في الواقع إلى العالم الافتراضي”.
المصدر/ Egypt14
 |
| tension of digital devices |
Since the outbreak of the Corona virus, the increased use of digital tools has led to an increase in daily working hours, and this has affected the brain's ability to process and assimilate information, so how do we treat that?
Late last year, a tweet from BuzzFeed editor Delia Kay met a big reaction on Twitter. She wrote: “Another day I started as usual by staring at the big screen while browsing websites on my small screen so I could reward myself for my success at staring at my middle screen all through the week".
Perhaps Kai is right. After more than a year has passed since the outbreak of the Corona virus, we are spending more time than usual in front of the screens of our devices, not just watching movies and browsing the "Tik Tok" website. Since most companies adopted the remote work system, we have become more dependent on digital tools to communicate with each other and accomplish our work.
An alarming increase in our digital lives
The transfer of details of everyday life into the virtual world has led to an alarming rise in the use of digital tools. Digital tools are no longer only a means of carrying out business, but the increased use of digital tools has also led to an increase in the number of daily working hours. A Microsoft poll traced the habits of more than 30,000 users in 31 countries over the past year, and the results were frightening.
The number of conversations sent by the user increased by 42% after the
end of official working hours, and by 200% on weekends, and the number of
emails received by our customers in February 2021 was 40 million more messages
compared to the same period in 2020.
This also applies to Espataro at Microsoft. Espataro and his team spent more time in front of their monitors. Espataro says that employees attend a lot of meetings, some of which are pointless, just to demonstrate attendance and interaction.
On his own experience this year, Espataro says: "I have never attended so many individual meetings in my life." He attributes this to the fact that humans have always yearned for connection.
But this constant staring at screens imposes a heavy cognitive burden on working memory. There are quick solutions to reduce reliance on digital tools, but this problem has sparked a wider debate about the form of communication and jobs in general in the new work environment.
A heavy cognitive burden
It is not surprising that working remotely leads to more time spent in front of screens. Meetings used to be held face to face, but now the only option is virtual interaction.
However, Kate Lister, president of Global Workplace Analytics, a consultancy in the field of remote work in San Diego, questions the findings of the Microsoft report. She believes that working from home naturally requires virtual tools, and it is expected that there will be an increase in the use of the "Microsoft Teams" application, for video meetings via the Internet (or the corresponding platforms such as "Zoom") that no one needs to use in the past.
However, some of the data that came in the report were worrying, on top of which is that the number of working hours increased by an hour per day in many countries, and meetings became longer by about 10 minutes on average.
“Overwork is real, and it's because we have screens in front of us all day,” says Lister. The remote work environment lacks those social signs that used to alert us in companies to take a break or leave our offices at the end of the day. Because of the absence of these signs, we are working day and night. ”
Online conversations with colleagues, sending e-mails and holding more meetings with them have also contributed to the increase in the number of daily working hours. These virtual conversations have become an alternative to face-to-face communication with colleagues in the corridors of the company or in the neighboring offices.
Virtual meetings
We might have left the digital platforms before the pandemic to attend a meeting with the team in the company or to lunch or on the way from home to work or vice versa, but now these digital tools have become our constant companions. This constant switching between e-mail, internet browsers, the Slack app, and other digital applications negatively impacts cognitive processes and mental capacity.
Dr. Michael Bohan, director of the Microsoft Laboratory of Human Factors Engineering, says: "Our brains are, in fact, not prepared to look at a flat image of a person in a small square. Rather, the brain is designed to infer gestures and expressions in reality, in the processes of information processing and communication."
That is why our brains make a double effort in virtual meetings with several participants in small boxes, to process information from each participant separately, whether by listening to him or understanding and interpreting his expressions and gestures. "Working in front of a screen, even if you are not aware that you are working, imposes an enormous cognitive burden on the brain," Bohan says.
Bohan and his research team conducted a study in which they monitored brain activities during a series of virtual meetings, and tracked the alpha waves produced by the brain at rest and the beta waves that appear in the brain during hard work.
They discovered an endless series of beta waves over the course of a day of continuous meetings. "At the end of the day we noticed that accumulation of beta waves is closely related to burnout and anxiety," Bohan says.
The brain produces beta waves every time it processes a lot of information at once - in other words, whenever you stare at a screen. After a period of consistently producing beta waves, the brain's ability to process information declines. The more you strain yourself to accomplish more tasks, the more difficult it will be to process information.
Short term solutions
There are simple solutions that, if used correctly, may mitigate the effects of heavy use of digital tools. Taking a 10-minute break during long meetings or while working in front of a screen may reduce beta wave production.
"If you take a rest and use it for meditation, reading, drawing, or anything that helps relax, the brain will produce alpha waves," Bohan says. After this period of rest, you will regain your focus and become more interactive with others. Taking regular breaks contributes to clearing the mind and maintains a healthy brain throughout the day.
While it may seem that practicing meditation in the midst of an increased workload due to the difficulty of virtual work and lack of time is an impossible luxury, taking time off has great benefits, as the production of alpha waves contributes to enhancing cognitive function and improving performance.
New skills and styles
Espataro says that Microsoft has developed new programs to reduce the cognitive burden resulting from visual conversations, such as the "Together Mode" filter in the "TIMES" application, which integrates meeting participants in a common environment without barriers (the Zoom application added a similar option).
By removing the boxes and backgrounds from the participants ’photos, it reduces the unconscious processing processes that drain the participants’ mental energy.
But Espataro says that these changes in video chat platforms are not enough, noting that part of the problem is that we are trying to transfer the old work patterns in companies in all their details to the new work environment from home.
"We have entered a new era, and we need new habits and practices and a new cultural understanding, and we need to learn new skills and patterns and establish new cultural norms," says Espataro.
Instead of treating workers as “factory robots,” we should build a new culture in which workers are “elite athletes,” whereby workers are subjected to the same rules of sports training, meaning that they undergo intense work sessions, and then be allowed to recover. Recovery is just as important as exercise.
Doing work in a better way
Lester believes that change should begin with a review of ways of communicating at work. "We must find alternative ways to talk to colleagues, other than video-conference meetings, as one person speaks in long meetings and the others listen," she says.
And she finds that most meetings, whether in reality or in the virtual world, waste time. And when held on the screen, most of the participants are seated and engaged in other activities, which doubles the cognitive burden. "If meetings proved useless a long time ago, why move them into the virtual world?" Asks Lester.
Lister believes that companies should set clear policies and expectations for workers, and she says: “Some people are working efficiently at three in the morning, but if I get a letter from my boss at three in the morning and only read it at eight, I will feel that I am falling short at work. That is why companies must clearly tell the employee that they do not expect to receive a response to the letter in the third.
Typical work environment
Lister believes that managing employees by attendance pushes people to spend more time on video calls and conversations. Eliminating the culture of physical presence and detailed management will encourage employees to stop working at a specific time and move away from devices without feeling a twinge of conscience.
Finding new ways to communicate with colleagues and limiting the number of daily meetings, emails and virtual attendance at meetings will have many benefits for employees, the most important of which is that it will pave the way for establishing a post-pandemic work environment, which most people expect will be a mixture of old and new work systems.
"We should review all of our work practices and ask: Why are we adopting these practices?" Says Lister. Are there other, more efficient ways to get the work done? We should stop transferring systems that actually work to the virtual world. ”
Source / Egypt14